マイナンバーの安全管理措置
マイナンバーの安全管理措置について従業員の数が100人以下などの要件を満たす中小規模の事業者（中小規模事業者）に対しては特例が設けられています。
中小規模事業者においては、責任ある立場の者が定期的に点検を行えばよいとされています。
安全管理措置とは、従業員からマイナンバーを取得した場合、
①その内容に含まれている個人情報を漏えいしたり、失くしたりしないために、取扱責任者、事務取扱担当者を明確にして担当者以外の者がマイナンバーを取扱うことがないような取組み内容の検討、方針の準備のほか、全ての従業員への制度周知並びに教育研修等の実施が必要となります。
②保管も重要な事項となります。パソコンで管理する場合はウイルス対策ソフトの導入（アクセスパスワード）を設定、アクセスして開いた日付、それを取扱った者の名前等を記録、又コピーしたりして保管する場合は鍵付棚や金庫に入れて鍵の管理とともにナイナンバーを見た日付や管理者の名前等を記録する。
③廃棄する場合、パソコンに入力をした場合又は消去した場合はその日付とそれらの行為をした者の氏名
④コピーをした書類を廃棄する場合は細シュレターで裁断をする等高度な安全管理措置が求められています。
なるべく早く従業員本人と扶養控除対象者や配偶者控除対象者等のナンバーのコピーを会社又は事業者(個人事業者)が収集してください。
通知カードを紛失したり、何処へしまったか解らないことにならないようにしなければいけません。
また、収集したものはナイナンバー取扱者以外の者の目にふれてはいけません。
大変複雑ですが是非ともご理解ください。
税理士法人京都財務サポート 三木康弘